Karir sebagai seorang sekretaris sangat menggiurkan bagi kebanyakan orang. Ini karena posisi sekretaris dibutuhkan di hampir semua perusahaan di macam – macam industri mau itu industri finance, pertambangan, konstruksi, teknologi, dan lain – lain. Alhasil, prospek jenjang karir sekretaris sangat menjanjikan dan terbuka luas.
Nah, kalau Anda tertarik untuk melamar posisi sekretaris, salah satu dokumen yang perlu Anda siapkan adalah surat lamaran pekerjaan. Surat pendek ini harus Anda kirim bersama daftar riwayat hidup dan dokumen pendukung lainnya agar bisa mendapatkan peluang mengisi posisi sekretaris.
Tapi bagaimana caranya membuat surat lamaran kerja sekretaris yang baik? Anda tidak perlu khawatir, karena pada artikel ini kami akan memandu Anda untuk menulis surat lamaran sebagai sekretaris secara efektif.
Selain itu, artikel kami ini akan memberi tips dan trik agar surat lamaran kerja Anda bisa menarik perhatian HRD. Kami juga akan menunjukkan berbagai contoh surat lamaran kerja sekretaris yang bisa Anda gunakan untuk referensi.
Daftar isi
Apa Saja Tugas Seorang Sekretaris?
Seperti yang tadi kami sebut, profesi sekretaris sangat populer di kalangan orang banyak. Salah satu alasan lain untuk hal tersebut adalah tugas sekretaris yang cukup sederhana. Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang dimiliki seorang sekretaris:
- Memastikan semua peralatan kantor siap untuk dipakai dan membeli peralatan baru jika perlu
- Menjadwalkan waktu rapat serta mengambil catatan mengenai hasil rapat
- Mengorganisir berbagai aktivitas perusahaan seperti human relations dan juga tugas administratif
- Berkomunikasi secara efisien dan berkoordinasi dengan semua departemen perusahaan
- Memastikan semua dokumen admin tetap rapi dan teratur
Alasan lain mengapa posisi sekretaris sangat diperebutkan adalah kualifikasi yang diperlukan tidak begitu tinggi. Kebanyakan sekretaris adalah lulus S1 administrasi perkantoran, namun ada banyak juga sekretaris yang lulusan SMA dan SMK. Malahan, perusahaan lebih mementingkan skill yang Anda miliki ketimbang riwayat pendidikan.
Berikut adalah beberapa keterampilan krusial yang perlu Anda miliki untuk menjadi sekretaris yang baik:
- Data Entry
- Menggunakan software perkantoran umum (seperti Ms Word, Ms Excel, Zoom, dan lain – lain)
- Pengetahuan Google Drive
- Multitasking
- Manajemen waktu
- Komunikasi lisan dan tertulis yang efisien
- Ketelitian
- Dan lain – lain
Untuk melamar pekerjaan sekretaris, Anda perlu menyiapkan dokumen surat lamaran kerja. Tapi sebenarnya apa sih itu surat lamaran kerja? Yok kita pelajari lebih lanjut!
Apa Itu Surat Lamaran Kerja Dan Kenapa Diperlukan Buat Melamar Pekerjaan Sekretaris?
Sebuah surat lamaran pekerjaan atau cover letter merupakan dokumen krusial untuk melamar kerja. Perusahaan akan menggunakan surat ini untuk mengetahui lebih lagi mengenai kemampuan Anda dan memakainya sebagai pertimbangan seleksi. Sejumlah isi dokumen ini termasuk hal – hal seperti data diri, skill Anda, kualifikasi Anda, dan lain – lain.
Anda sangat perlu membuat sebuah surat lamaran kerja sekretaris yang menarik agar HRD tertarik untuk mengundang Anda ke tahap interview. Terlebih lagi, surat lamaran kerja dapat menonjolkan Anda dari pelamar – pelamar lain.
7 Hal Penting Yang Harus Ada Dalam Surat Lamaran Kerja Sekretaris
Membuat surat lamaran kerja sekretaris itu cukup mudah loh! Akan tetapi, Anda perlu menulisnya dengan hati – hati. Pastikan surat lamaran Anda sudah memiliki semua komponen – komponen berikut ini:
Tempat Dan Tanggal Penulisan
Hal pertama yang perlu kamu tulis cukup simpel, yaitu tempat dan tanggal penulisan. Hal ini memang sudah biasa ditulis untuk jenis surat apapun.
Guna mencantumkan tanggal dan tempat dimana Anda menulis surat adalah untuk memberitahu perusahaan kapan dan dimana Anda menulisnya. Ini bukan bagian surat yang begitu penting, namun tetap lebih baik ditulis untuk formalitas.
Bandung, 21 Maret 2022
Perihal Dan Penerima Yang Dituju
Bagian selanjutnya adalah menulis tujuan surat lamaran kerja Anda. Anda perlu memberitahu pembaca apa perihal surat tersebut dan ke siapa yang Anda mengirimnya. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan surat Anda dibaca oleh orang yang tepat.
Isi tujuan surat lamaran pekerjaan terisi dari:
- Perihal
- Nama orang penerima surat serta jabatannya
- Nama perusahaan secara lengkap
- Alamat lengkap perusahaan
Di bawah ini merupakan contoh menulis tujuan surat lamaran pekerjaan yang benar:
Kepada Yth.
Bpk. Arif Sidoarjo
Manajer HRD PT Pembangunan Teknologi Astra
Jl. Pangeran Jayakarta Kavling 2 No. 4B, Jakarta Selatan, 12390
Paragraf Pembukaan / Introduksi
Saat memulai surat Anda, ada 2 hal krusial yang perlu Anda tulis. Yang pertama adalah salam pembuka. Menulis salam pembuka dengan benar sangat penting karena Anda perlu menunjukkan kesopanan pada perekrut yang membaca. Di Indonesia, kita biasanya menggunakan “Dengan Hormat”, sedangkan dalam bahasa Inggris biasanya salam yang digunakan seperti “Dear Mr/Mrs ABC” atau “To whom it may concern”.
Hal kedua yang perlu Anda tulis adalah introduksi atau tujuan surat. Paragraf singkat ini sangat berguna untuk memberi kesan pertama positif pada HRD. Isi bagian introduksi termasuk posisi yang ingin Anda lamar, alasan Anda ingin melamar, darimana Anda mengetahui lowongan, dan lain – lain.
Berikut ini contoh bagian salam pembuka dan introduksi surat lamaran kerja sekretaris yang baik:
Berdasarkan informasi yang tertera pada iklan lowongan pekerjaan di Glints yang dibuat pada tanggal 17 April 2022, saya mengetahui kalau PT Pembangunan Teknologi Astra sedang mencari tenaga kerja untuk posisi sekretaris. Alhasil, saya telah membuat surat ini untuk melamar lowongan tersebut. Berikut ini adalah data pribadi Saya, yang bertanda tangan dibawah ini, secara singkat:
Data Pribadi Dan Info Kontak
Sehabis membuat paragraf pembuka, sekarang saatnya Anda menulis data pribadi serta informasi kontak Anda. Komponen ini berguna sekali bagi perusahaan untuk mengenal latar belakang Anda serta untuk menghubungi Anda nantinya.
Oh iya, kalau Anda melamar ke perusahaan asing Anda bisa melewati bagian ini. Alasannya adalah perusahaan luar negeri tidak begitu membutuhkan informasi pribadi secara detail, dan biasanya hanya meminta nama dan informasi kontak.
Sebaliknya, ada beberapa industri tertentu yang membutuhkan informasi pribadi yang biasanya tidak ditanyakan. Contohnya; berat dan tinggi badan pasti diperlukan untuk melamar lowongan model. Akan tetapi, untuk profesi sekretaris seharusnya tidak ada data pribadi “aneh” yang diminta.
Sejumlah informasi pribadi umum yang biasanya ditemukan dalam surat lamaran kerja termasuk:
- Nama Anda secara lengkap sesuai dengan identifikasi (KTP, akte lahir, dll)
- Tanggal dan tempat lahir
- Pendidikan terakhir
- Alamat tempat tinggal
- Alamat email
- Nomor telepon aktif
- Jenis Kelamin
- Status Pernikahan
Berikut adalah contoh komponen data diri pada surat lamaran pekerjaan sekretaris:
Jenis Kelamin: Perempuan
Tanggal / Tempat Lahir: Medan, 25 Oktober 1995
Pendidikan Terakhir: S1 Administrasi Perkantoran
Nama Universitas: Universitas Esa Unggul Jakarta
Status Pernikahan: Belum Menikah
Alamat Email: Jesslywidodo25@gmail.com
No HP: +62 8123456789
Alamat Tempat Tinggal: Komplek Perumahan Central Park Jalan Podomoro No. 27, Jakarta Timur, 13460
Skill, Prestasi, Dan Potensi Anda
Berikutnya Anda perlu menulis kelebihan yang Anda miliki. Ini bisa termasuk hal – hal seperti keterampilan, prestasi, dan potensi lainnya.
Melalui paragraf ini, Anda harus bisa menunjukkan kepada HRD kalau Anda memiliki kemampuan yang cukup dan juga beri alasan kenapa mereka harus memilih Anda ketimbang pelamar lain. Pastikan untuk menulis bagian ini dengan hati – hati karena tingkat kepentingannya yang tinggi.
Di bawah ini adalah komponen kualifikasi yang menarik untuk surat lamaran kerja sekretaris:
Lampiran
Komponen berikutnya yang perlu Anda tambahkan adalah daftar lampiran.
Saat melamar pekerjaan, bukan hanya daftar riwayat hidup dan surat lamaran kerja yang perlu Anda kirim. Terdapat sejumlah dokumen lain yang juga diperlukan perusahaan untuk bisa mempertimbangkan Anda buat lowongan tersebut. Nah, bukan hanya melampirkan dokumen, tapi Anda juga perlu menuliskan pada komponen ini apa saja dokumen yang telah dilampirkan.
Jika Anda tidak yakin apa saja dokumen – dokumen yang perlu Anda siapkan, Anda bisa coba melihat di iklan lowongan. Biasanya, disitu akan tertulis jelas apa saja dokumen yang harus dikirim. Kalau tidak ada di iklan lowongan, maka kami sarankan Anda menghubungi perusahaan secara langsung untuk menanya.
Anda juga boleh melampirkan dokumen lainnya yang bisa mendukung lamaran Anda, seperti sertifikat pelatihan atau ijazah sekolah.
Berikut ini merupakan contoh penulisan daftar lampiran untuk posisi sekretaris:
- Fotokopi KTP
- Fotokopi Akte Lahir
- Fotokopi SKCK
- Pas Foto Ukuran 4 x 6
- CV
- Fotokopi Diploma S1
- Transkrip Nilai
- Fotokopi Sertifikat Pelatihan Sekretaris Nusantara
Paragraf Penutup Dan Tanda Tangan
Selesai membuat semua komponen diatas, Anda tentu saja perlu menutup surat dengan baik dan formal.
Banyak orang kebingungan bagaimana cara melakukannya. Padahal cukup mudah loh, yang penting Anda sopan saja dan memberi terima kasih pada perekrut karena sudah membaca surat lamaran kerja Anda. Anda lalu bisa menambah perasaan Anda dan apa yang Anda harapkan kedepannya. Oh iya, jangan lupa juga untuk menanda tangan secara sopan!
Di bawah ini merupakan contoh bagian penutup sebuah surat lamaran kerja sekretaris yang baik:
Hormat Saya,
Jesslyn Widodo
6 Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Posisi Sekretaris Yang Menarik
Sekarang Anda sudah mengerti kan apa saja komponen surat lamaran kerja? Sekarang, kami akan menunjukkan sejumlah contoh surat lamaran kerja sekretaris yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Lamaran Kerja Sekretaris Kantor Yang Menarik
Bandung, 21 Maret 2022
Perihal: Surat Lamaran Kerja
Kepada Yth.
Bpk. Arif Sidoarjo
Manajer HRD PT Pembangunan Teknologi Astra
Jl. Pangeran Jayakarta Kavling 2 No. 4B, Jakarta Selatan, 12390
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi yang tertera pada iklan lowongan kerja di Glints yang dibuat pada tanggal 17 April 2022, saya mengetahui kalau PT Pembangunan Teknologi Astra sedang mencari tenaga kerja untuk posisi sekretaris. Alhasil, saya telah membuat surat ini untuk melamar lowongan tersebut. Berikut ini adalah data pribadi Saya, yang bertanda tangan dibawah ini, secara singkat:
Nama: Jesslyn Widodo
Jenis Kelamin: Perempuan
Tanggal / Tempat Lahir: Medan, 25 Oktober 1995
Pendidikan Terakhir: S1 Administrasi Perkantoran
Nama Universitas: Universitas Esa Unggul Jakarta
Status Pernikahan: Belum Menikah
Alamat Email: Jesslywidodo25@gmail.com
No HP: +62 8123456789
Alamat Tempat Tinggal: Komplek Perumahan Central Parl Jalan Podomoro No. 27, Jakarta Timur, 13460
Dalam kondisi sehat jasmani dan rohani, saya seorang sekretaris yang teliti dan mahir dalam manajemen waktu. Selama hampir 6 tahun bekerja sebagai sekretaris, saya telah mengembangkan skill pengelolaan administrasi kantor yang efektif. Semasa 3 tahun bekerja di PT AA, saya telah berhasil meningkatkan produktivitas kantor sebesar 18%.
Di bawah ini merupakan daftar dokumen – dokumen pendukung yang telah saya lampirkan untuk membantu dalam proses pertimbangan:
- Fotokopi KTP
- Fotokopi Akte Lahir
- Fotokopi SKCK
- Pas Foto Ukuran 4 x 6
- CV
- Fotokopi Diploma S1
- Transkrip Nilai
- Fotokopi Sertifikat Pelatihan Sekretaris Nusantara
Dengan begitu saya mengakhiri surat lamaran kerja ini. Saya telah menulis surat ini dengan sungguh – sungguh dan saya sangat berharap untuk nanti dipanggil interview agar bisa saya bisa menjelaskan lebih lanjut mengenai kualifikasi saya. Demikian saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Bpk / Ibu atas perhatian dan waktunya.
Hormat Saya,
Jesslyn Widodo
Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Posisi Sekretaris Yang Singkat
Palembang, 11 Januari 2022
Perihal: Surat Lamaran Kerja
Kepada Yth.
Ibu. Amanda Setiawan
Kepala Rekrutmen PT Pertambangan Bumi
Jl. Cibadak Raya No. 15-17, Palembang, 23456
Dengan Hormat,
Sehubung dengan informasi yang saya baca dalam iklan lowongan yang diunggah di situs Jobstreet pada 5 Januari 2022 mengenai PT Pertambangan Bumi yang mencari sekretaris, maka itu saya bermaksud untuk melamar lowongan. Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dinda Dewiyanti
Jenis Kelamin: Perempuan
Tanggal / Tempat Lahir: Palembang, 2 Desember 1996
Pendidikan Terakhir: Sekolah Menengah Atas
Nama Universitas: SMA 5 Palembang
Status Pernikahan: Sudah Menikah
Alamat Email: Dindadewiyanti212@yahoo.com
No HP: +62 812121212
Alamat Tempat Tinggal: Jalan Mampang Utara, No. 9, Palembang Selatan, Indonesia, 23949
Saya seorang sekretaris profesional dengan 7+ tahun pengalaman kerja, juga sedang dalam kondisi sehat rohani dan jasmani. Selama 4 tahun terakhir, saya bekerja sebagai sekretaris direktur perusahaan rokok terbesar di Indonesia dan berhasil meningkatkan efisiensi operasional kantor sebesar 20%. Saya pekerja jujur, teliti, dan mahir dalam microsoft office.
Berikut ini adalah semua dokumen pendukung yang telah saya lampirkan pada lamaran ini:
- Fotokopi Kartu Tanda Pengenal
- Pas Foto Ukuran 3 x 4
- Curriculum Vitae
- Fotokopi Ijazah SMA
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian
- Fotokopi Transkrip NIlai
Demikian surat lamaran kerja saya, semoga bisa membantu Bapak / Ibu dalam proses pertimbangan. Terima kasih banyak atas perhatian dan waktu yang telah Bapak / Ibu luangkan untuk membaca surat ini.
Hormat Saya,
Dinda Dewiyanti
Contoh Surat Lamaran Kerja Sekretaris Dalam Bahasa Inggris
Jakarta, 2 April 2022
About: Job Application Cover Letter
Mr. Steven Brady
Head of HR Recruitment PT One Way – Jakarta Branch
Jl. Kebon Jeruk Timur No. 4, Jakarta Pusat, 10700
Dear Mr. Steven,
I hope this letter finds you well. My name is Cynthia and enclosed is my application for the currently vacant secretary position at PT One Way. I am confident that with my rich work experience and broad skills, I will be a great addition to your company.
I am May, previously Junior Secretary at PT. Star Venture. Please accept my enclosed application for the position of Secretary at Northstar group. With my education and work experience, I am confident that my skills and ability will bring positive value to your company.
With 7 years of work experience as a secretary, it is my belief that I am prepared to take the next step in my career and fill a senior secretary position. I am experienced in managing the day to day tasks of running an office as well as maintaining effective communication between the various company departments.
Here are a few of my past achievements:
- Improved the speed and efficiency of office operations by 23% through the introduction of a new office system
- Reduced company spending for office supplies by Rp 8 jt per month as a result of switching to more affordable suppliers
- Assisted new employees in adjusting into their new work environment as quickly as possible to boost overall company productivity
Thank you for taking the time to read my application. I’m really looking forward to hearing from you so that we can further discuss what value I can add to the company. You can contact me anytime at your convenience via email and phone.
Sincerely,
Cynthia Smith
Contoh Surat Lamaran Kerja Sekretaris Fresh Graduate
Pontianak, 25 Februari 2022
Perihal: Surat Lamaran Kerja
Kepada Yth.
Bpk. Anto Hidayat
Kepala Departemen HRD PT Indonesia Jaya
Jl. Pegangsaan Lima No. 22, Pontianak, 10843
Dengan Hormat,
Berhubung dengan info yang saya dapat dari iklan lowongan yang dipasang di media sosial tentang lowongan sekretaris di PT Indonesia Jaya, saya membuat surat ini untuk mengajukan lamaran dan berharap untuk mengisi posisi tersebut. Di bawah ini adalah data diri saya, yang bertanda tangan di bawah, secara singkat:
Nama: Sinta Dwiputri
Jenis Kelamin: Perempuan
Tanggal / Tempat Lahir: Surabaya, 28 September 2000
Pendidikan Terakhir: S1 Administrasi
Nama Universitas: Universitas Gadjah Mada
Status Pernikahan: Belum Menikah
Alamat Email: Sintadwiputri28@outlook.com
No HP: +62 87654321
Alamat Tempat Tinggal: Jalan Sunter Barat, No. 44, Pontianak, Indonesia, 35580
Saya seorang fresh graduate Universitas Gadjah Mada jurusan administrasi yang lulus pada Desember 2022. Semasa periode kuliah, saya menjabat sebagai sekretaris Badan Mahasiswa UGM (BMGM) dan juga menjabat sebagai kepala organisasi Model United Nations. Saya juga menjalankan magang di PT ZZZ Yogyakarta dimana saya mengembangkan skill administrasi dan pencatatan.
Dibawah ini adalah semua dokumen – dokumen lain yang telah saya lampirkan untuk bahan pertimbangan Anda:
- Curriculum Vitae
- Pas Foto Ukuran 4 x 6
- Fotokopi Kartu Tanda Pengenal
- Fotokopi Ijazah S1
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian
- Fotokopi Sertifikat IELTS
- Fotokopi Transkrip NIlai
Dengan begitu saya mengakhiri surat ini. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas waktu yang telah Bapak / Ibu luangkan dan saya berharap untuk dapat berbicara lebih lanjut mengenai kemampuan saya saat wawancara.
Hormat Saya,
Sinta Dwiputri
Tips – Tips Membuat Surat Lamaran Kerja Sekretaris Yang Efektif
Anda sekarang sudah mengetahui apa itu surat lamaran, apa saja tanggung jawab sekretaris, cara menulis surat lamaran kerja, dan juga sudah melihat contoh – contoh surat lamaran kerja sekretaris profesional.
Tapi apakah Anda ingin meningkatkan lamaran kerja Anda lebih lagi? Jika iya, Anda bisa mengikuti 3 tips di bawah ini:
Buat Surat Lamaran Pekerjaan Sekretaris Dalam Bahasa Inggris
Seringkali, menulis surat lamaran kerja dan resume dalam bahasa Inggris bisa meningkatkan peluang Anda untuk lolos ke tahap interview. Alasannya karena:
- Dengan melakukan hal ini, Anda membuktikan pada perusahaan kalau Anda lancar dalam berbahasa Inggris.
- Menulis surat lamaran kerja menggunakan bahasa Inggris akan membedakan Anda dari pelamar kerja lain, alhasil Anda akan lebih menonjol dan menarik perhatian HRD.
- Saat melamar ke perusahaan asing, mayoritasnya memang mensyaratkan pelamar untuk menulis surat lamaran atau cover letter dalam bahasa Inggris.
Pelajari Posisi Dan Lowongan Yang Dilamar
Sebelum melamar lowongan apapun, ada baiknya Anda melakukan persiapan. Melalui research, Anda bisa mempelajari dengan lebih baik perusahaan serta posisi yang Anda lamar. Informasi yang Anda dapatkan kemudian bisa dipakai untuk meningkatkan kualitas CV dan surat lamaran kerja.
Berikut adalah informasi – informasi yang perlu Anda research sebelum melamar posisi sekretaris:
- Nama Perekrut Yang Akan Membaca: nama pemilik perusahaan / manajer HRD harus Anda ketahui sebelum bisa Anda beri salam dalam surat.
- Visi Dan Misi Perusahaan: cari tahu filosofi yang dipegang perusahaan dan kaitkan pada lamaran Anda.
- Kata Kunci: pada iklan lowongan, pastinya ada beberapa persyaratan skill yang tertera. Gunakan kata – kata kunci ini dan masukkan ke dalam surat lamaran Anda.
Tunjukan Kalau Anda Semangat Melamar
Perusahaan cenderung membaca surat lamaran kerja sebelum dokumen lain. Ini berarti surat tersebut memberi Anda kesempatan besar untuk meninggalkan kesan pertama positif pada perekrut.
Cara melakukan ini adalah dengan menunjukkan semangat Anda. Beri tahu kepada pembaca motivasi Anda untuk melamar, kenapa Anda sangat antusias, dan sebut harapan Anda untuk melaju ke tahap interview.
Kata Penutup
Begitulah artikel kami mengenai surat lamaran kerja sekretaris. Anda pasti sudah mendapatkan gambaran yang lebih jelas kan tentang cara membuatnya? Nah, sekarang saatnya Anda mulai menulis surat lamaran kerja dan dapatkan pekerjaan impian itu!
